Succesul companiei depinde de corectitudinea contabilității la depozit. Ordinea în depozit facilitează evitarea conflictelor, prevenirea furtului și extinderea afacerii dvs. atunci când apare ocazia.
Listă de verificare pentru implementarea evidența la depozit
Selectați programul pentru ducerea evidenței la depozit
Cel mai bine este să nu folosiți un notebook sau Excel, ci un program special, de exemplu, 1C ERP de la Contabilizare. Acesta va minimiza probabilitatea erorilor, va accelera îndeplinirea sarcinile de rutină, va face inventarierea mai repidă și va permite controlul soldurilor și mișcărilor de mărfuri.
Aveți grijă de echipament
Procurați rafturi pentru cutii de dimensiuni diferite, scaner de coduri de bare, imprimnată de etichete, cîntar pentru depozit, scară mobile, сarturi pentru deplasarea mărfurilor.
Cantitatea echipamentului depinde de specificul afacerii dvstra. Sensul constă în crearea condițiilor corespunzătoare pentru păstrarea mărfurilor și activitatea angajaților. Pentru că nici o evidență nu vă va ajuta, dacă la depozit mărfurile sînt stocate în mod haotic.
Desemnați persoane responsabile material
Desemnați subalterni, care vor răspunde pentru integritatea mărfurilor, vor duce evidența lor strictă și vor pregăti rapoartele. Aceștia pot fi, de exemplu, depozitarii.
Descrieți procesele
Angajații trebuie să cunoscă, cum să valideze primirile, radierile și miscările de mărfuri, în baza căror documente să elibereze bunurile, ce să facă în cazul primirii cantității necorespunzătoare de mărfuri, cum să procedeze cu mărfurile defectate.
Pentru fiecare proces trebuie descrisă instrucțiunea detaliată, pentru micșorarea neclarităților.
Pregătiți șabloane de documente
Este foarte important să înregistrați cu atenție mișcarea mărfurilor pe măsură ce acestea se deplasează de-a lungul lanțului: furnizor – depozit – client. Pentru a face acest lucru, trebuie să aveți pregătite șabloane pentru toate documentele necesare: conturi-facturi de transport, facturi, ordine de casă, chitanțe, acte de primire etc.
Depozitarul nu trebuie să inventeze documnetele pentru efectuarea diferitelor operațiuni, sau să creeze de fiecare data documente noi.
Oferiți zonarea informativă
Organizați și depozitați mărfurile la depozit, astfel încât angajații să știe imediat unde să le găsească.
Puteți include stocarea conform categoriilor de mărfuri sau să le amplasați după categorii separate. Pentru păstrarea mărfurilor mărunte este convenabilă utilizarea etichetelor și adăugarea fotografiilor în СRM – sistema. Astfel nu veți încurca nimic.
Decideți tipul de evidență la depozit, care va fi utilizat
Există 4 metode principale de evidență la depozit: nomenclatura,după grad, după lot și după lot – grad. Vă vom spune mai multe despre fiecare dintre ele în paragraful următor.
După care, rămâne să se monitorizeze periodic corectitudinea completării documentelor, să se efectueze inventarierea și să se studieze rapoartele privind soldurile, amortizările, circulația mărfurilor și returnările. Peste ceva timp, depozitul va lucra regulamentar.